この運用基準は、甲佐町電子入札システムの適切かつ円滑な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。

2　用語の意義

この運用基準において用いる用語の意義は、次のとおりとする。

(1)　電子入札システム

案件の登録から落札者決定までの入札に関する事務手続きをインターネットを利用して行うシステムをいう。

(2)　入札情報公開サービスシステム

発注見通し、案件公告情報、入札及び契約の結果、有資格者、指名停止措置業者等の入札に関する情報をインターネット上に公開するシステムをいう。

(3)　電子入札

電子入札システムにおいて、電磁的記録の送受信により行う入札をいう。

(4)　紙入札

紙に記載した入札書を使用して行う入札をいう。

(5)　ICカード

電子認証事業者が発行する電子的な証明書を格納しているカードをいう。

(6)　電子くじ

入札参加者が任意に入力した数値と処理時刻を用いた演算式により、電子入札システムがくじ引きを行い、落札者を決定する仕組みをいう。

3　システムの利用時間

入札参加者が電子入札システム及び入札情報公開サービスシステムを利用できる日及び時間は、次のとおりとする。ただし、システムのメンテナンスに要する時間は除く。

(1)　電子入札システム

1月1日から12月31日まで(甲佐町の休日を定める条例(平成2年甲佐町条例第14号)に規定する町の休日を除く。)の6時から24時まで

(2)　入札情報公開サービスシステム

1月1日から12月31日までの0時から24時まで

4　電子入札案件の取扱い

4―1　対象入札方式

電子入札システムの対象入札方式は、物品調達及び業務委託等における次の入札方式とする。

4―2　電子入札を実施する対象案件

電子入札システムにより実施する案件(以下「電子入札案件」という。)は、町が電子入札で実施することを公告又は指名通知書で明示した案件とする。

4―3　入札情報公開サービスシステムの取扱い

電子入札案件の入札公告、入札結果の公表、その他入札手続きに必要な事項の公表は、原則として、入札情報公開サービスシステムにより行うものとする。

5　電子入札案件の登録

5―1　入札公告、公表等

電子入札案件の公告等を行う場合には、当該案件が電子入札案件である旨を明示するものとする。

5―2　開札予定日時等の設定

電子入札案件の開札予定日時及び内訳書の開封予定日時は、次のとおり設定するものとする。

(1)　開札予定日時は、原則として、入札書受付締切予定日の翌日(町の休日を除く。)とする。

(2)　内訳書の開封予定日時は、開札予定日時以降とする。

5―3　予定価格等の表記

予定価格及び最低制限価格の表記は、消費税相当額を除く金額とする。

5―4　公告日以降の案件の修正

公告日以降において、案件登録情報の内容に錯誤が認められた場合は、次の手順により、速やかに案件の再登録を行うものとする。

(1)　錯誤案件について、錯誤が認められた時点が、入札書及び競争入札参加資格確認申請書(以下「入札書等」という。)の提出期限前である場合は、入札書等の提出締切りを直ちに行う。

(2)　案件名の修正登録を行い、錯誤案件である旨を入札参加者に示す。

(3)　新規の案件として、改めて登録する。

(4)　既に入札書等の提出があった者に対しては、当該案件が錯誤案件であること及び提出された入札書は無効とし開札しないことを、電話又はメール又はファクシミリにより連絡し、再度、改めて登録した案件に対して入札書等の提出を行うよう依頼する。

6　添付ファイル

6―1　電子ファイルの作成基準

(1)　入札参加者が入札書等に添付する資料の作成に使用するアプリケーションソフト並びに保存するファイルの形式はPDF形式とする。

(2)　1案件に添付するファイルの容量は、3MB以内とする。

6―2　添付ファイルが容量を超過する場合の取扱い

添付ファイルの容量が3MBを超える場合には、郵送又は持参による提出を認めるものとする。

6―3　郵送又は持参による提出の方法及び時間設定

(1)　郵送又は持参で提出する場合は、次の内容を記載した電子ファイルを添付ファイルとして、電子入札システムにより提出するものとする。

ア　郵送又は持参する旨及び理由の表示

イ　郵送又は持参する書類の目録(文書名、用紙規格及びページ数)

ウ　発送日又は持参日

(2)　郵送の方法は、一般書留又は簡易書留によるものとし、ファクシミリ等によるものは認めないものとする。

(3)　郵送又は持参で提出する場合の締切日時は、入札書等の受付締切予定日時と同時刻とする。

6―4　ウイルス感染ファイルの取扱い

(1)　入札参加者から提出された電子ファイルへのウイルス感染が判明した場合は、直ちに閲覧等を中止し、ウイルスに感染している旨を当該入札参加者に電話で連絡し、再提出の方法について協議するものとする。

(2)　電子ファイルによる再提出は、入札参加者において完全にウイルス駆除が行われたと判断される場合に限り認めるものとする。

7　入札

7―1　入札書の記載、内訳書の貼付

入札金額等の必要な事項が入力されていない入札書及び内訳書の添付を指定した案件について内訳書が添付されていない入札書は無効とする。

7―2　入札書等未到達の入札参加者の取扱い

入札書受付締切予定日時までに甲佐町電子入札システム紙入札移行承認願(別記様式第3号)が提出されず、入札書等が到達していない場合は、当該入札参加者は入札を棄権したものとみなす。

7―3　入札書等提出後の撤回等

電子入札システムにより一旦提出された入札書等の書換え、引換え又は撤回を認めないものとする。紙入札により電子入札案件に参加した場合も同様とする。

8　開札

8―1　開札

開札は、開札予定日時以降速やかに行うものとする。ただし、紙入札による入札参加者がいる場合には、入札執行職員の開札宣言後、紙の入札書を開封してその内容を電子入札システムに登録した後、開札を行うものとする。

8―2　内訳書の内容確認

入札書に添付された内訳書は、開札後に内容確認を行うものとする。

8―3　開札の遅延、中止及び延期の連絡

開札予定日時から落札決定通知書等の発行が著しく遅延する場合又は開札を延期若しくは中止する場合には、電子入札システム、電話又はメール又はファクシミリにより、入札参加者へ連絡を行うものとする。

8―4　くじの取扱い

(1)　電子入札案件において、落札となるべき同価格の入札をした者が2者以上あった場合は、電子くじにより落札者の決定を行うものとする。

(2)　電子くじは、入札参加者が入札書の提出時に任意に入力したくじ番号と入札書到達時刻の数字を使用し、電子入札システムにおいて実施するものとする。なお、電子入札案件における紙入札については、入札書に任意に記入したくじ番号と入札書到達時刻の数字を使用し、電子くじを行うものとするが、入札書到達時刻については、当該入札参加者の企業名称の五十音順(昇順)に、当該入札書提出日の開札の日時から1分ずつ繰り下げた時刻を入札書到達時刻とするものとする。

9　入札参加者の利用者登録及びICカードの取扱い

9―1　電子入札システム利用届の提出

電子入札案件に電子入札システムにより参加しようとする者は、あらかじめ甲佐町電子入札システム利用届(別記様式第1号)を町に提出したうえで、電子入札システムによりICカードの利用者登録を行うものとする。

9―2　利用者登録状況報告書の提出

電子入札システムによりICカードの利用者登録を行った者(以下「電子入札システム利用者」という。)は、甲佐町電子入札システムICカード登録状況報告書(別記様式第2号。以下「登録状況報告書」という。)により、登録した内容を町に報告しなければならない。

9―3　電子入札システムに登録できるICカード

(1)　甲佐町電子入札システムに登録することができるICカードは、入札参加者が所有しているものとする。

(2)　ICカードの名義は、代表者又は代表者から入札、見積及び契約権限について委任を受けた者(以下「受任者」という。)とする。

(3)　受任者名義のICカードは、事前に町に委任状を提出したものについてのみ認めるものとする。なお、復代理人については認めないものとする。

9―4　ICカードの登録

(1)　同一企業による複数名義のICカードを登録することは、認めないものとする。

(2)　同一のICカードを複数企業で登録することは、認めないものとする。

(3)　同一名義のICカードを複数登録することは、認めるものとする。

9―5　ICカードの失効

電子入札システム利用者は、登録してあるICカードが破損、紛失、失効等の理由で使用できなくなったときは、速やかに登録状況報告書を町に提出しなければならない。

9―6　ICカードの名義、住所等の変更

電子入札システム利用者は、ICカードの企業名、企業住所、名義人、名義人住所等に変更があったために、登録してあるICカードが使用できなくなったときは、速やかに登録状況報告書を町に提出しなければならない。また、新規に取得したICカードについては、電子入札システムにより更新登録を行うとともに、登録状況報告書を提出しなければならない。

9―7　ICカードの不正使用等の取扱い

入札参加者がICカードを不正に使用したことが判明したときは、当該入札への参加を認めず、落札決定後であれば、落札決定の取消し、契約締結の保留、契約の解除等の措置をとるものとする。

9―8　権限のない者のICカードが使用された場合の取扱い

入札、見積及び契約権限のない者のICカードを使用して提出された入札書等は、無効とする。

10　紙入札による電子入札案件への参加

10―1　電子入札システム利用者の紙入札への変更

(1)　電子入札システム利用者が、電子入札案件に対して当初から又は手続きの途中から紙入札に変更しようとする場合は、入札書受付締切予定日時までに甲佐町電子入札システム紙入札移行承認願(別記様式第3号)を町に郵送又は持参により提出し、承認を得なければならない。

(2)　入札参加者に次に該当する理由があると認められるときは、電子入札案件における紙入札への変更を認めるものとする。

ア　入札参加者側のシステム障害により、電子入札の続行が不可能と認められる場合

イ　登録してあるICカードが失効、閉塞、破損等で使用できなくなり、ICカードの再取得の準備をしている場合

ウ　名称、住所、代表者等の変更により、ICカードの再取得を準備している場合

エ　その他町が必要と認める場合

10―2　紙入札による電子入札案件への参加基準

(1)　電子入札案件に紙入札により参加しようとする者は、あらかじめ甲佐町電子入札システム紙入札参加承認願(別記様式第4号)を町に提出し、承認を得なければならない。

(2)　入札参加者が電子入札に対応するための準備を行っていると認められる場合には、当分の間、電子入札案件への紙入札による参加を認めるものとする。

10―3　紙入札による電子入札案件への参加方法

電子入札案件に紙入札により参加する場合の入札書等及び内訳書の提出方法は、甲佐町競争契約入札心得等により、従来の方式で行うものとする。

11　発注者側のシステム障害時の対応

発注者側のシステムに障害が発生し、開札が実施できない場合は、次の措置をとるものとする。

(1)　短時間で障害が復旧する見込みがある場合は、入札書受付締切予定日時、開札予定日時等を延長し、直ちに入札参加者にその旨を電話又はメール又はファクシミリにより連絡するものとする。

(2)　障害の復旧に長時間を要し、変更後の入札書受付締切予定日時及び開札予定日時を決定できない場合は、入札参加者にその旨を電話又はメール又はファクシミリにより連絡するものとする。変更後の入札書受付締切予定日時及び開札予定日時については、決定後速やかに同様の方法で連絡するものとする。

(3)　当分の間、障害復旧の見込みがない場合は、紙入札に変更し、直ちに入札参加者にその旨を電話又はメール又はファクシミリにより連絡するものとする。

12　入札参加者側のシステム障害時等の対応

(1)　入札参加者より、システム障害のために電子入札システムを利用できない旨の申し出があった場合は、障害の原因、内容、復旧見込み等について調査確認を行うものとする。

(2)　調査確認の結果、天災、停電、通信障害等の入札参加者に起因しない原因により、一部又は全部の入札参加者側のシステムに障害が発生したと認められる場合には、「11　発注者側のシステム障害時の対応」と同様の措置をとることができるものとする。

附則