(1)　文書　本町において受領し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書(帳簿、図表等を含む。以下同じ。)をいう。

(2)　公文書　本町において職務上作成するすべての文書をいう。

(1)　法規文

(2)　公示文

(3)　令達文

(4)　通達文

(5)　往復文　照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、建議、進達、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。

(6)　内部文　伺い、復命書、供覧、事務引継書等をいう。

(7)　その他の公文　議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。

(1)　法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2)　他の官公署で様式を縦書きと定めたもの

(3)　表彰文、儀式文等で総務課長が縦書きを適当と認めたもの

(1)　文書の収受及び配布に関すること。

(2)　文書の審査に関すること。

(3)　文書の事務処理の促進に関すること。

(4)　文書事務の改善、指導及び調整に関すること。

(5)　文書の整理、保管、置換え、保存及び廃棄に関すること。

(6)　保存文書の引継ぎに関すること。

(7)　その他文書の取扱いに関すること。

(1)　条例、規則、告示及び公告　町名を冠し、それぞれ総務課備付けの件名簿により条例番号、規則番号、告示番号又は公告番号を付ける。

(2)　訓令甲及び訓令乙　町名を冠し、それぞれ総務課備付けの件名簿により訓令甲番号又は訓令乙番号を付ける。

(3)　達　町名を冠し、総務課備付けの件名簿により達番号を付ける。

(4)　指令　町名を冠し、別表第1に掲げる課の首字(以下「課の略号」という。)を付し、総務課備付けの指令番号簿により番号を付ける。

(5)　通達文、往復文及び秘密文書　町名(「甲」と略す。)の次に課の略号を付し、文書収受簿(様式第1号)、文書起案簿(様式第2号)により番号を付ける。

(1)　郵送等により到達するもの　総務課、出先機関の各課

(2)　県庁逓送便により到達するもの　総務課

(3)　ファクシミリにより到達するもの　総務課、出先機関の各課

(4)　電子メールにより到達するもの　各課

(5)　会議等で配布された文書　各課

(6)　受付窓口の定例の申請、税の申告書、その他これらに類似するもの　各課

(1)　通常の文書は、各課において文書供覧用紙(様式第3号)に記載する必要がないと認められるものを除いて文書供覧用紙に必要事項を記載する。

(2)　収受の日時が権利の得喪に関係する文書は、前号に定める手続を行い、備考欄に収受時刻を記載し、取扱者が押印し、その封皮を添付する。

(3)　親展文書、親展電報及び秘文書は、文書供覧用紙に必要事項を記載し、直接名宛人に配布する。

(4)　電報は、第1号に定める手続を行い、備考欄に収受時刻を記載し、取扱者が押印する。

(5)　現金、金券、有価証券等(以下「現金等」という。)が添付された文書は、第1号に定める手続を行い、文書の備考欄に会計管理者保管の記載をし、取扱者が押印の上、現金等は会計管理者に回付する。

(1)　書籍、パンフレット、通信販売物の類いもの

(2)　内容が特に簡易な通知文、連絡文等

(3)　ファクシミリ及び電子メール等により到達した文書で原本が後に郵送されてくるもの

(1)　軽易なもので、文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの

(2)　軽易な照会事項で照会用紙(様式第5号)で処理できるもの

(1)　漢字は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、仮名遣いは現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名は送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(2)　訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印すること。

(3)　公文書の書式が定められているものは、これによること。

(4)　必要により簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。

(5)　電報案は、特に簡明にし、案文に振り仮名及び備考欄に総字数を記載すること。

(6)　前各号に定めるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事項

(1)　郵便(郵便で処理するべきもの)

(2)　持参達(持参達で処理するべきもの)

(3)　行政区配布(行政区配布で処理するべきもの)

(4)　県庁逓送便(県庁逓送便で処理するべきもの)

(5)　秘密(秘密で処理するべきもの)

(6)　FAX(ファクシミリで処理するべきもの)

(7)　内部文(内部文で処理するべきもの)

(8)　メール(電子メールで処理するべきもの)

(9)　電報(電報で処理するべきもの)

(10)　窓口交付(窓口交付で処理するべきもの)

(11)　その他(上記以外で処理するべきもの)

(1)　町長(町長の決裁を必要とする文書)

(2)　副町長(副町長までの決裁で完結する文書)

(3)　総務課長(総務課長までの決裁で完結する文書)

(4)　主管課長(課長限りで決裁を完結する文書)

(1)　廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案とする伺いを新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となった回議案に「廃案」と朱書して関係文書とともに保存する。

(2)　要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺いを新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行する。

(1)　郵便物(普通郵便、書留郵便、速達、小包、電報、宅配輸送など)

(2)　県庁逓送便

(3)　主管課による直接交付又は持参達

(4)　行政区への配布

(1)　議案文の決裁文書　主管課において議案原稿を作成して、決裁文書とともに総務課長に回付するものとする。

(2)　規則等の決裁文書　主管課において原稿を作成して、決裁文書とともに総務課長に回付するものとする。

(3)　条例及び規則の公布の決裁文書　主管課において浄書した条例案又は規則案は総務課において署名用紙を添付して町長の署名を受けるものとする。

(1)　新たな簿冊名を設定するとき

(2)　簿冊の保存年限及び常用区分を変更が必要になったとき

(1)　既存の分類項目では文書の分類が困難なとき

(2)　文書の検索に不都合が生じたとき

(1)　簿冊の厚さは約10センチメートルを上限とし、それを超える場合には適宜分冊すること。

(2)　施行年月日の順に下から上に編さんすること。

(3)　簿冊は、1冊ごとに表紙及び背表紙(様式第7号)をつけること。

(1)　作成年度

(2)　完結年度

(3)　文書分類番号

(4)　細分類名(メインタイトル)

(5)　サブタイトル

(6)　保存年限

(7)　廃棄年度

(8)　所属名

(1)　第1種　30年保存

(2)　第2種　10年保存

(3)　第3種　5年保存

(4)　第4種　3年保存

(5)　第5種　1年保存

(1)　複数年度にまたがる簿冊

(2)　台帳、名簿等の課内に常置する簿冊

(1)　主務者は、毎年5月末までに、前年度に作成した過年度保管簿冊を記載した保管簿冊通知書(様式第8号)を作成し、各課の文書担当者に提出する。

(2)　文書担当者は、保管簿冊通知書と簿冊を照合、確認した上で、毎年6月に行われる文書担当者会議のときに総務課長に提出する。

(3)　総務課長は、各課の保管簿冊通知書の情報を集約及び整理し、簿冊目録(様式第9号)に登録し、その写しを各課に配布する。

(4)　文書担当者は、簿冊目録の写しを保管し、課内の簿冊管理に利用する。

(1)　総務課長は、保存書庫へ置換える必要のある簿冊について、簿冊保存指示書(様式第10号)を作成し各課に配布する。

(2)　文書担当者は、配布された簿冊保存指示書を参照の上課内の置換え作業を指揮し、課員は、担当する簿冊を中心に置換え作業を行う。

(3)　文書担当者は、簿冊保存指示書に保存年月日等必要事項を記載し、作業結果報告として総務課長に提出する。

(4)　総務課長は、各課の保存書庫と作業結果報告を照合の上置換え作業が適正に行われたか点検し、問題があるときは改善の指示を出さなければならない。

(5)　総務課長は、確認済みの作業結果報告をまとめた上簿冊目録に修正登録を行い、写しを各課の文書担当者に配布する。

(6)　文書担当者は、配布された簿冊目録の写しを保管する。

(1)　総務課長は、簿冊目録から保存期間が満了した簿冊を取りまとめ、簿冊廃棄指示書(様式第11号)を作成する。

(2)　各課は、配布された簿冊廃棄指示書に示されている簿冊について、廃棄できるか否かを確認し、廃棄が適当と認められた簿冊は、総務課長が指定する場所に搬出する。

(3)　文書担当者は、廃棄作業の結果に応じて簿冊廃棄指示書に修正を加え、作業結果報告として総務課長に提出する。

(4)　総務課長は、各課から提出された廃棄簿冊と作業結果報告を照合し、廃棄作業が適正に行われたか点検し、問題点があるときは改善の指示を出さなければならない。

(5)　総務課長は、廃棄作業が適正に行われた簿冊について廃棄処分完了日の記載を行う。

(6)　総務課長は、廃棄簿冊についての情報を簿冊目録から廃棄簿冊目録(様式第12号)に移行登録し、両者の写しを文書担当者に配布する。

(7)　文書担当者は、簿冊目録及び廃棄簿冊目録の写しを課内において保管する。

(8)　総務課長は、廃棄簿冊を焼却、裁断等適切な方法により処分する。